Informativa privacy

Titolare del trattamento

KLYNK SRL — Via Torquato Taramelli 60, 20124 Milano (MI) — C.F./P.IVA 14461420961 — info@klynk.it

Chi tratta i dati dei pazienti

KLYNK Agenda è uno strumento che gli studi professionali usano per gestire i propri appuntamenti. Sui dati delle persone che prenotano, il titolare del trattamento è lo studio che utilizza il servizio: KLYNK SRL agisce come responsabile del trattamento, per conto dello studio e secondo le sue istruzioni.

Se hai preso un appuntamento e vuoi sapere quali dati ti riguardano, il tuo interlocutore è lo studio presso cui hai prenotato.

Quali dati tratta il servizio

Dati di chi prenota: nome, numero di telefono e, se fornito, indirizzo email; l'appuntamento con data, ora, sede, professionista e prestazione richiesta; eventuali note inserite dallo studio.

Conversazioni: il contenuto dei messaggi scambiati con la segreteria automatica su WhatsApp, e per le telefonate la registrazione dell'esito e la trascrizione della chiamata.

Registro delle modifiche: ogni creazione, spostamento e disdetta di un appuntamento viene annotata con data, autore e valori precedenti. Serve a poter rispondere alla domanda «chi ha spostato questo appuntamento», ed è per costruzione non modificabile.

Dati di chi usa il servizio per lavoro: identità dell'account KLYNK, sedi, professionisti, orari di lavoro e catalogo delle prestazioni.

Dati del tuo account Google

Se un professionista collega il proprio calendario Google, KLYNK Agenda chiede due permessi: vedere quando il calendario risulta occupato e creare, modificare e cancellare gli eventi. Vengono conservati un token di accesso e l'indirizzo email dell'account collegato.

Cosa leggiamo: dal calendario leggiamo soltanto gli intervalli in cui il professionista risulta occupato, senza titolo, descrizione né partecipanti degli altri eventi. Degli eventi leggiamo solo quelli creati da KLYNK Agenda, per allineare gli spostamenti e le cancellazioni fatti da Google. Scriviamo, spostiamo e cancelliamo solo gli appuntamenti presi tramite il servizio.

L'uso che KLYNK Agenda fa dei dati ricevuti dalle API di Google rispetta la Google API Services User Data Policy, comprese le disposizioni sull'uso limitato (Limited Use). KLYNK Agenda's use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Questi dati non vengono usati per pubblicità, non vengono venduti e non vengono ceduti a terzi.

Con chi li condividiamo: i dati ricevuti da Google non sono condivisi con nessuno. Sono trattati soltanto da Supabase (la banca dati, dove restano il token e l'email) e da OVHcloud (il server di KLYNK Agenda), che agiscono come nostri responsabili. Gli orari liberi calcolati dal calendario vengono proposti a chi prenota, anche su WhatsApp: è il servizio che il professionista ha richiesto. Il calendario in sé non viene condiviso.

Intelligenza artificiale: nessun dato ricevuto da Google viene inviato a modelli di intelligenza artificiale né usato per addestrarli, generalizzati o meno. La segreteria telefonica usa Vapi, con OpenAI (modello linguistico), Deepgram (trascrizione) ed ElevenLabs (voce): ricevono soltanto l'audio e il testo delle telefonate e non hanno accesso al calendario.

Il collegamento si può togliere in qualsiasi momento dalla scheda del professionista: il permesso viene revocato presso Google e il token cancellato.

Come proteggiamo i dati

Le comunicazioni tra utenti, server e banca dati passano su HTTPS. La banca dati (Supabase) è cifrata a riposo.

Le tabelle che contengono token e dati degli studi hanno la sicurezza a livello di riga attiva e nessun accesso pubblico: sono leggibili soltanto dal server di KLYNK Agenda, mai dal browser. All'interno di uno studio, i ruoli (titolare, amministratore, responsabile di sede) limitano chi può vedere e modificare cosa.

Quando un professionista scollega Google, il permesso viene revocato presso Google e il token cancellato. Il registro delle modifiche agli appuntamenti non è alterabile.

Perché e per quanto

I dati servono a erogare il servizio: proporre orari liberi, prendere appuntamenti, ricordarli, tenerli allineati con il calendario del professionista. Non vengono usati per profilazione né per pubblicità.

I dati restano finché lo studio mantiene attivo il servizio. Alla cessazione vengono restituiti o cancellati secondo le istruzioni dello studio, salvo quanto debba essere conservato per obblighi di legge.

Con chi vengono condivisi

Fornitori tecnici che agiscono come responsabili: Supabase (banca dati), OVHcloud (server, Unione Europea), Google (calendario, solo se collegato dal professionista), Meta (messaggi WhatsApp), Vapi (telefonia con intelligenza artificiale, che si appoggia a OpenAI, Deepgram ed ElevenLabs). I dati ricevuti da Google non raggiungono nessuno di questi fornitori, a parte Supabase e OVHcloud.

Nessun dato viene venduto, e nessuno viene ceduto per finalità di marketing di terzi.

I tuoi diritti

Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e portabilità dei dati che ti riguardano, e opporti al trattamento. Se hai prenotato presso uno studio, la richiesta va rivolta allo studio; per i dati di cui KLYNK SRL è titolare, si scrive a info@klynk.it.

Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.